Externalisation RH : le guide complet

Les ressources humaines sont indispensables dans les organisations, quelle que soit leur taille : TPE, start-up, PME, associations ou grand groupe. Cependant, elles nécessitent une réelle organisation, des outils et des compétences, notamment en ce qui concerne les obligations légales et conventionnelles.

Les ressources humaines ont aussi besoin de flexibilité pour s’adapter à la situation de l’entreprise, que ce soit dans sa croissance ou dans ses moments de difficultés. Dans ces contextes, il est parfois préférable de savoir déléguer certaines tâches chronophages et d’externaliser tout ou partie de ses RH pour bien faire les choses et se concentrer sur son cœur de métier.

Alors, quels sont les avantages de cette externalisation, appelée aussi outsourcing, et comment choisir le bon partenaire ? Laissez-nous vous guider.

Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ?

Externaliser ses Ressources Humaines, c’est faire appel à un prestataire externe pour gérer une partie ou la totalité de ses ressources humaines pour une mission ponctuelle ou pour un accompagnement RH sur une plus longue durée en fonction des besoins ou des sujets.

Ces derniers peuvent être très nombreux tant les ressources humaines sont un domaine vaste dans une organisation, allant du recrutement au développement des compétences des salariés, en passant par la gestion administrative du personnel, la qualité de vie au travail ou les aspects juridiques liés au droit du travail.

Comme on peut le voir, ce sont des sujets importants qu’il convient de confier à un partenaire de confiance méticuleusement choisi pour son expérience et ses compétences.

Quels sont les domaines RH les plus externalisés ?

Les activités les plus externalisées dans le domaine des ressources humaines sont en général des activités souvent administratives et considérées comme à faible valeur ajoutée par les entreprises qui préfèrent se concentrer sur des activités qui nécessitent d’être au cœur de l’organisation.

Des activités comme la paie, la gestion du temps, le recrutement ou la formation sont ainsi très souvent confiées en sous-traitance à un prestataire externe.

Certains projets stratégiques, limités dans le temps et qui nécessitent des compétences spécifiques, peuvent aussi faire l’objet d’une externalisation comme la mise en place d’un SIRH par exemple.

Voici les fonctions RH les plus souvent externalisées :

• La gestion de la paie
• Le recrutement
• La formation 
• La mise en place d’un SIRH
• Le conseil juridique

Quels sont les domaines RH les moins externalisés ? 

La sous-traitance de certaines activités n’est pas toujours possible ou souhaitable, même s’il s’agit d’un partenaire durable. On pense notamment à tout ce qui touche à la stratégie RH. C’est en effet aux dirigeants de s’emparer de ce sujet, d’avoir une vision sur la culture de l’entreprise, les objectifs et les compétences nécessaires pour les atteindre. Un prestataire aura alors un rôle de conseil pour poser un diagnostic avec son regard externe et apporter des méthodes pour construire la stratégie.

De nombreuses activités réglementaires doivent également être gérées en interne. C’est par exemple le cas pour le dialogue social. C’est aux dirigeants de mettre en place et d’animer le CSE. Ce qui n’exclut pas d’être accompagné ou coaché pour le faire.

Les fonctions de management sont aussi difficilement externalisables à l’exception du management de transition qui permet d’accompagner une période de changement ou de palier une vacance de poste.

Par ailleurs, certaines activités méritent d’être internalisées en fonction de la taille de l’entreprise. Une TPE préférera en effet confier la gestion de ses RH à un prestataire ou faire appel à un RH à temps partagé quand une PME créera un poste de responsable RH voire de DRH une fois un certain seuil d’effectif atteint.

Pourquoi externaliser ses ressources humaines ? Quels avantages ? 

Les ressources humaines font partie des activités les plus externalisées dans une entreprise aux côtés de la logistique, du SI et de la comptabilité. L’externalisation offre en effet de nombreux avantages : 

Externaliser pour réduire ou maîtriser les coûts

Les ressources humaines représentent bien souvent le premier poste de dépense dans de nombreuses organisations, en tout cas l’un des principaux. D’autant que le coût réel d’un salarié ne se limite pas à son salaire et aux charges sociales et patronales qui en découlent. Il faut l’équiper, le former, lui fournir une mutuelle, participer à ses frais de transports…

Dans la maîtrise des frais généraux, l’outsourcing est alors souvent envisagée pour limiter les charges fixes qui s’adaptent peu à l’activité.

En plus, en matière de ressources humaines, ce sont souvent des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée qui sont déléguées. Ou bien des activités dont le volume n’est pas suffisant pour créer un poste.

Les économies ainsi réalisées permettent de développer d’autres sujets importants comme la qualité de vie au travail ou la gestion des compétences.

Déléguer certaines activités pour se concentrer sur son coeur de métier

Les ressources humaines représentent une part importante de votre activité. Gérer les tracas du quotidien et les détails administratifs, ce n’est sûrement pas pour cela que vous avez choisi de créer ou de diriger votre entreprise.

Revenez à ce que pourquoi vous l’avez fait. Mais pour cela, vous devez vous dégager du temps. Vous ne pouvez pas gérer seul la diversité des missions qui sont normalement gérées par les RH. Confiez certains aspects de vos RH à un prestataire externe pour vous concentrer sur votre cœur de métier, sur le pilotage de votre entreprise. Vos salariés vous remercieront !

Outsourcer pour gagner en flexibilité

Une organisation évolue dans le temps, ses besoins aussi. Une start-up a besoin de se structurer pour recruter ses premiers salariés puis d’adapter ses RH au rythme de sa croissance. Une TPE a besoin un jour de recruter, puis de gérer la paie, un autre jour de négocier une rupture conventionnelle ou de former ses salariés. Parfois, l’inspection du travail débarque et met le doigt sur la non conformité RH de votre entreprise et vous devez mettre en place dare-dare votre CSE et l’affichage réglementaire.

Bref, les problématiques RH ne manquent pas et il est souvent nécessaire de trouver rapidement la meilleure solution. L’outsourcing offre alors cette souplesse de pouvoir confier une mission précise sur une période donnée.

Profiter des compétences et de l’expertise d’un professionnel des RH

Les couteaux suisses, c’est bien mais il est souvent bien mieux d’avoir le bon outil pour répondre à un besoin particulier. Sauf qu’il n’est pas toujours disponible en interne. C’est notamment souvent le cas pour certaines compétences pointues comme en SIRH ou sur les aspects réglementaires.

Externaliser vous permet de choisir le prestataire le plus compétent et le plus adapté par rapport à votre problématique. Il vous fera bénéficier de ses outils, de ses méthodes de travail mais aussi de son réseau de partenaires et des bonnes pratiques RH d’autres entreprises, dans votre secteur d’activité ou non.

Limiter les erreurs RH

En matière de ressources humaines, on peut vite faire des erreurs qui peuvent avoir des conséquences importantes pour l’entreprise : se tromper dans ses recrutements, ne pas être conformes sur ses obligations RH, faire des erreurs dans ses fiches de paies ou encore négliger l’intégration ou la sortie de ses salariés.

Avec son regard extérieur et son expertise, un prestataire RH externe vous aide à être vigilant sur les points de non conformité, à mettre en place tous les documents nécessaires, à vous informer sur les dernières évolutions et à se soucier, à votre place, que tout se passe bien dans votre entreprise.

Quels sont les différents types d’externalisation de la fonction ressources humaines ?

En fonction des sujets et des besoins, l’organisation aura le choix entre différents types d’externalisation de la fonction ressources humaines :

• Le temps partagé qui permet de bénéficier d’un responsable ou d’un expert RH quelques jours par mois selon ses besoins (en RPO pour le recrutement). Le prestataire en temps partagé peut être sur site ou en dehors de l’entreprise. 
• Le consulting qui consiste à confier une mission spécifique et limitée dans le temps à un consultant ou à un cabinet de consultant, par exemple la mise en place d’un SIRH ou la conduite d’un audit RH
• L’infogérance qui permet de confier la gestion et l’exploitation de ressources informatiques à un prestataire. 
• La sous-traitance qui permet de déléguer une fonction RH de l’entreprise comme la gestion de la paie, la formation ou le recrutement via un cabinet de recrutement

Quel est le tarif d’une externalisation RH ? 

Sans surprise, les tarifs dépendent de nombreux facteurs comme le type de prestation, la durée, la complexité de la prestation, si le prestataire doit être sur site ou non…

La tarif sera en effet plus élevé s’il s’agit de prestations de conseils ou d’ingénierie ou moins élevé pour des tâches de production purement administratives. Il pourra être négocié s’il s’agit d’une prestation sur plusieurs mois. Et certaines prestations peuvent être packagées comme un audit RH, une formation, un recrutement ou l’externalisation de la paie. 

Voici quelques exemples :

• L’externalisation complète de la paie est facturée en moyenne 25€ par bulletin de paie
• Un RH à temps partagé coûte entre 400 € et 1 000 € par jour en fonction du profil et de l’expérience. On parle alors de TJM ou Taux Journalier Moyen.
• Le coût d’un recrutement par un cabinet de recrutement s’élève en général entre 15 et 20% du salaire annuel du candidat ou via un forfait par recrutement 
• Une formation intra entreprise coûte généralement être 1 000 et 4 000 € la journée 
• Un avocat en droit du travail facture souvent un taux horaire pouvant aller de 100 à 500 €. 

Comment financer un accompagnement RH ? 

Sachez que vous pouvez bénéficier d’aides financières pour votre accompagnement RH. Le dispositif appui-conseil mis en place par la DIRECCTE permet par exemple d’accompagner les TPE et PME en finançant tout ou partie de prestations RH comme : 

• le recrutement et l’intégration des salariés dans l’entreprise
• l’organisation du travail
• la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC)
• l’amélioration du dialogue social
• la professionnalisation de la fonction RH dans l’entreprise

De même pour la formation ou le recrutement d’alternants. Rapprochez-vous de votre OPCO qui a sûrement des solutions pour vous. 

Comment externaliser la fonction RH et choisir son prestataire ?

Consultant RH indépendant, RH à temps partagé, cabinet de conseil ou cabinets de recrutement, éditeurs de logiciels ou intégrateurs, organisme ou centre de formation, cabinet d’expertise-comptable, avocats… Choisir un prestataire RH n’est pas une tâche aisée tant l’offre est conséquente. Identifier le meilleur prestataire est donc le premier challenge pour les dirigeants. 

Déterminez vos besoins d’outsourcing

Avant de choisir un partenaire pour vous accompagner sur vos ressources humaines, vous devez savoir quels sont vos besoins. 

Pour cela, examinez d’abord le périmètre de la mission que vous souhaitez lui confier ainsi que la stratégie globale de votre entreprise. Combien de salariés sont concernés ? Où se trouvent-ils ? Y a t’il une dimension internationale, nationale ou régionale ? Qu’est-ce qui a déjà été mis en place dans votre entreprise ? Cela vous permettra d’orienter votre recherche vers un partenaire adapté à vos enjeux.  

Identifiez des prestataires

Une fois votre besoin défini, il vous faut partir en quête des prestataires pouvant y répondre. Mais où les trouver ? 

• Internet est souvent la première porte d’entrée en tapant sa requête dans les moteurs de recherche comme par exemple “cabinet de conseil RH à Strasbourg” , “Cabinet de recrutement à Strasbourg“ ou “Formation professionnelle RH“. 
• En tant que dirigeant, vous êtes très certainement en contact avec d’autres dirigeants dans un cercle d’affaires ou dans un réseau. Interrogez-les. Ils ont sûrement quelqu’un à vous recommander.
• Adressez-vous à votre OPCO. Ils ont souvent des prestataires partenaires référencés. 

Comparez les prestataires

Contactez à présent quelques entreprises en leur transmettant votre demande. Trois devraient suffire pour vous permettre de prendre votre décision qui ne doit pas se limiter au seul tarif. 

Voici quelques éléments pour vous aider à choisir le bon prestataire RH : 

• Regardez les avis des clients précédents, par exemple sur Google My Business, interrogez votre entourage ou carrément  leurs clients
• Quelles sont ses références ? Quelles sont ses expertises ? 
• Quelle sera la méthodologie de travail, de suivi et les livrables ?
• Quel prestataire a le mieux compris votre besoin ? 
• Quelle approche vous correspond le mieux ? 
• Avec qui vous sentez-vous le plus à l’aise ? Il s’agit avant tout de relations humaines ! 
• Le contrat d’externalisation vous lie-t-il pendant une certaine durée ? Que comprend-il ?
• Quelle sera l’équipe chargée de votre compte ? Quelle est leur expérience ?
• De quelle technologie bénéficie le prestataire ?
• Quels services propose-t-il ? 

Choisir de déléguer ses ressources humaines, même en partie, est une décision très importante. Prenez le temps de bien réfléchir. Un mauvais prestataire peut vous faire perdre du temps, de l’argent voire vous exposer à des problèmes réglementaires. N’oubliez pas que vous restez le responsable légal de l’entreprise en cas d’erreur ! 

A contrario, un bon partenaire RH peut vous apporter beaucoup de valeur et représenter un réel investissement dans votre capital humain, le tout au service de votre performance. 

Externaliser mes RH

Pourquoi choisir One RH pour l’externalisation de ses RH ?

Chez One RH, nous sommes convaincus que les ressources humaines ne sont pas une contrainte mais un ​facteur positif de développement pour les entreprises. Nous ne voyons pas les RH comme un coût mais comme ​un investissement dans le capital humain au service de la performance des TPE, des PME, des start-up et des grands groupes.

Pour cela, nous aimons apporter à nos clients ​un regard à la fois expert et positif​, nous appuyer sur ​l’innovation et la pédagogie pour offrir une approche différente des ressources humaines. Notre modèle de ​RH à temps partagé nous permet de proposer des prestations sur-mesure avec de ​l’agilité​ et la ​flexibilité dont les entreprises ont besoin.

Chez One RH, ​la relation est avant tout humaine​. Chacun de nos clients est accompagné par un responsable RH à temps partagé, ​interlocuteur unique qui saura s’appuyer sur les autres compétences de l’équipe et de nos partenaires pour répondre à vos problématiques RH. Le tout avec un grand ​dévouement​ et ​avec le sourire​ ?

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