Au sein de toutes les entreprises, l’un des rôles des Ressources Humaines est la gestion des obligations légales et conventionnelles liées au personnel. Création d’une entreprise, recrutement des premiers salariés, passage des seuils d’effectifs, nouvelles lois et ordonnances… Ce sont autant de situations qui mettent le chef d’entreprise face à des risques de non conformité RH avec le spectre d’une visite surprise de l’inspecteur du travail ou celui d’un contentieux aux Prud’Hommes avec l’un de vos salariés.

Comment limiter les risques de non conformité RH ? Comment les identifier ? Quels sont les risques ? Comment rendre mon entreprise conforme d’un point de vue des obligations RH ? Nous allons tenter de vous éclairer.

Conformité RH et droit du travail

Conformité RH, de quoi parle t-on ?

La conformité RH, parfois aussi appelée Compliance RH, regroupe toutes les obligations auxquelles une entreprise est soumise par la loi, notamment le droit du travail, et par les normes applicables.

Sans tenir compte des seuils d’effectifs, on peut regrouper ces obligations RH en 8 catégories : 

  1. L’affichage obligatoire et les documents obligatoires à afficher ou à détenir par l’entreprise
  2. La gestion des risques, santé et sécurité au travail
  3. L’organisation du temps de travail et les contrats de travail (classification et rémunération)
  4. La représentation du personnel (élection du CSE) et les négociations obligatoires.
  5. La formation professionnelle 
  6. Les entretiens RH obligatoires (entretiens professionnels, entretien de forfait jour, etc)
  7. La conformité des paies avec notamment les déclarations sociales, les taxes obligatoires, la conformité des règles internes (notes de frais, déplacement professionnel, avantages sociaux)
  8. La réglementation en matière de protection des données personnelles (RGPD) avec notamment l’archivage et la conservation des dossiers du personnel

Puis, selon le seuil d’effectif, il est obligatoire ou très recommandé de procéder à la mise en conformité de vos obligations sociales. A titre d’exemple : 

Obligations à partir de 11 salariés : 

  • Obligation d’organiser les élections professionels du CSE

Obligations à partir de 20 salariés : 

  • mise en place d’un Règlement Intérieur
  • 1% logement
  • etc

Obligations à partir de 50 salariés :

  • négociation annuelle obligatoire
  • obligation de conclure un accord sur la participation
  • etc

Et dès le recrutement du premier salarié, nous vous recommandons de procéder à la mise en place de l’affichage obligatoire, du document unique des risques professionnels (DUERP).

Non conformité RH, quels sont les risques ?

Une entreprise qui ne serait pas à jour de ses obligations légales et réglementaires s’expose à des risques importants en cas de contrôle par l’inspection du travail ou la CNIL, ou en cas de contentieux aux Prud’Hommes avec l’un de vos salariés. 

A titre d’exemple, le non respect dans le traitement et la gestion des données personnelles de vos salariés vous expose avec le RGPD à des sanctions qui peuvent aller du simple avertissement jusqu’à des sanctions administrative avec de fortes amendes proportionnelles au chiffre d’affaires ou des sanctions pénales pour le dirigeant. 

Autre exemple, le défaut de mise en place du CSE, obligatoire depuis le 1er janvier 2020 pour les entreprises de plus de 11 salariés, peut constituer un délit d’entrave qui peut être puni d’un emprisonnement d’un an et d’une amende de 7 500 €.

Enfin, un non respect des obligations d’affichage comme les coordonnées de l’inspecteur du travail, le règlement intérieur ou les consignes de sécurité, ou la non information des textes relatifs à la convention collective ou aux textes relatifs au harcèlement expose le dirigeant à des sanctions qui peuvent aller jusqu’à un an de prison et 37 500 € d’amende pour délit d’obstacle (article L8114-1 du Code du travail).

Bref, les risques pour le dirigeant peuvent être importants en cas de non conformité face à ses obligations légales. 

L’audit de conformité RH : l’étape essentielle pour commencer

Vous n’êtes pas serein face à vos obligations sociales et légales ? Nous vous recommandons de réaliser un audit de conformité RH par un expert externe à votre entreprise. Chez One RH, nous commençons toutes nos missions d’accompagnement RH par un audit de conformité RH qui nous permet d’identifier rapidement les points de vigilance et les actions à mettre en place avec nos clients.

Pour cela, nous avons développé une méthodologie qui s’appuie à la fois sur nos retours d’expériences chez nos clients, sur notre veille RH permanente et avec l’aide de nos partenaires (avocats, juristes…). Nous utilisons ainsi une grille d’analyse sur les différents points à vérifier (paie, RGPD, affichage obligatoire, contrats de travail…) et formalisons nos recommandations en tenant compte des priorités.  

Réaliser un audit de conformité RH

La formation pour rester à jour sur vos obligations sociales et légales 

Face aux évolutions réglementaires régulières, le meilleur moyen pour rester à jour est de se former régulièrement sur la conformité RH. Pour cela, il existe plusieurs moyens : 

  • Faire de la veille : il existe de nombreuses ressources sur internet pour suivre l’actualité RH et les évolutions légales comme sur notre blog ou via notre newsletter. De nombreux avocats comme notre partenaire Matthieu Hue ou Olivier Philippot partagent par exemple les évolutions réglementaires et les décortiquent sur LinkedIn, sur le blog ou via une Newsletter. 
  • Suivre les mises à jour des éditeurs de logiciel RH : les éditeurs ont l’obligation de maintenir à jour leurs logiciels des derniers textes réglementaires. Certains d’entre eux vous informent des nouveautés via une newsletter, des notifications ou leur blog. 
  • Participer à des formations : les formations à la conformité RH sont idéales pour se remettre à niveau, que ce soit à titre individuel ou pour toute l’équipe RH. Vous voulez participer à l’une de nos formations inter ou intra entreprise ? Consultez notre catalogue de formations RH.
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