Les 5 étapes du processus de recrutement 

Si vous êtes un recruteur ou un professionnel des RH à la recherche de conseils pour améliorer votre processus de recrutement et trouver la perle rare qui rejoindra prochainement votre entreprise, vous êtes au bon endroit. Suivre un processus de recrutement efficace et structuré, permet de maximiser les chances de trouver le candidat idéal et de vous démarquer de la concurrence sur le marché de l’emploi.

Pour vous aider à réussir ce processus, nous avons demandé à Evelyne, consultante RH chez One RH, de partager ses conseils pratiques et ses astuces pour vous aider à trouver les meilleurs talents pour votre entreprise. Découvrez toutes les étapes de ce processus aux côtés de notre experte pour vous garantir des recrutements de qualité et pérennes.

La politique de recrutement en entreprise

La politique de recrutement en entreprise est un élément clé pour assurer le succès de votre processus de recrutement. Pour être sûr de recruter les bons candidats et éviter les erreurs de casting, tout en garantissant une expérience de recrutement cohérente et agréable pour les candidats, pensez à bien définir une stratégie ou une politique de recrutement claire et reproductible, qui puisse être utilisée pour tous les postes vacants.

Cela implique d’identifier les partenaires de recrutement tels que des cabinets spécialisés, des agences de travail temporaire, des écoles et des centres de formation, et de définir les étapes et les interlocuteurs qui seront impliqués dans le processus. Cette politique peut inclure le nombre d’entretiens, la fréquence, les personnes qui mènent les entretiens (managers, ressources humaines, directeurs, etc.) et à quel moment du processus.

N’oubliez pas également de sélectionner les outils les plus appropriés pour évaluer les compétences des candidats, comme les centres d’évaluation, les tests, les mises en situation, les références, les vidéos de métiers ou les visites de poste.

Les entretiens sont un élément clé du processus de recrutement, qu’ils soient menés en personne, en visioconférence, en entretiens individuels ou collectifs, ou sous forme de job dating. Définissez le format le plus approprié en fonction du type de recrutement envisagé, qu’il s’agisse d’un recrutement interne ou externe pour un CDI, un CDD ou un contrat de travail temporaire.

Enfin, prenez soin d’impliquer les collaborateurs de l’entreprise dans le processus de recrutement et de définir les règles de cooptation pour encourager les recommandations. Les collaborateurs peuvent être les meilleurs ambassadeurs pour parler de votre entreprise et attirer les meilleurs talents.

Quelles sont les étapes du processus de recrutement ?

1. La définition des besoins RH

Evelyne en est convaincue : la définition des besoins en termes de savoir, savoir-faire et savoir-être est un impératif pour garantir le succès du processus de recrutement. Pour cela, commencez d’abord par identifier les compétences essentielles pour les missions et le poste à pourvoir, ainsi que celles qui seraient un atout pour l’entreprise. Notre consultante RH vous recommande d’utiliser des outils tels que la fiche de poste ou le référentiel métier, ou encore vous pencher sur la stratégie de l’entreprise et effectuer une visite de poste, ainsi que des entretiens avec les différents interlocuteurs du service.

Votre but sera de comprendre le contexte et l’organisation du métier afin d’anticiper les évolutions potentielles et d’éviter les erreurs de recrutement. En effet, les besoins d’une entreprise en matière de recrutement peuvent varier en fonction de sa stratégie, de ses objectifs et de son environnement. Prenez donc en compte tous ces éléments pour être en mesure de trouver le candidat parfait pour le poste.

Pour cela, n’hésitez pas à travailler en étroite collaboration avec le manager qui exprime son besoin de recrutement, ainsi qu’avec les collaborateurs de l’équipe et/ou les différents interlocuteurs du service. Cela vous permettra d’avoir une vision plus complète des compétences nécessaires pour le poste et de mieux cerner la personnalité et les soft skills recherchés.

2. La rédaction et la diffusion d’une offre d’emploi attractive

Pour Evelyne, la rédaction et la diffusion d’une offre d’emploi attractive est une étape essentielle dans le processus de recrutement afin de trouver la perle rare. Il ne suffit pas de publier une annonce sur un site d’emploi et d’attendre que les candidats postulent. Il faut capter leur attention et leur donner envie de postuler. Prenez le temps de rédiger une offre de qualité et diffusez-la sur les canaux adéquats pour toucher un maximum de candidats.

Pour cela, commencez par présenter l’entreprise et ses valeurs, afin que les candidats puissent se projeter dans l’environnement de travail. N’oubliez pas de détailler les missions de façon claire et précise, sans utiliser de jargon professionnel incompréhensible en externe. Ensuite, exposez le contexte et les avantages du poste. Les candidats doivent savoir ce qu’ils vont y gagner en termes d’horaires, d’avantages sociaux et autres avantages en nature.

Bien évidemment, n’oubliez pas de préciser le type de contrat proposé, ainsi que la fourchette de rémunération. Cela permet aux candidats de savoir à quoi s’attendre avant de postuler. Décrivez par ailleurs le candidat “idéal”, en d’autres termes le profil recherché, en affichant notamment les soft skills recherchées et indiquez les documents nécessaires à la candidature (CV, lettre de motivation, etc.). Concernant le style de rédaction de l’offre d’emploi, n’hésitez pas à employer un ton qui correspond à votre entreprise, en lien avec ses valeurs et son état d’esprit.

Quant à la diffusion de l’annonce, notre consultante RH vous conseille de la partager en interne (affichage, intranet, etc.) et en externe (sites d’emploi, écoles, Pôle Emploi, réseaux sociaux, LinkedIn, etc.). Son petit tips : n’oubliez pas de retirer l’offre d’emploi quand le poste est pourvu et de définir une durée de publication de l’offre. Si beaucoup de candidatures reçues ne sont pas adaptées ou s’il n’y a pas de candidatures du tout, il peut être nécessaire de revoir le contenu de l’offre.

3. La phase de tri des candidatures

La phase de tri des candidatures est la troisième étape essentielle de votre processus de recrutement pour trouver le candidat idéal qui nécessite rigueur et professionnalisme. Il s’agit d’évaluer les profils des candidatures reçues selon les critères de sélection définis et les soumettre au manager qui a exprimé le besoin initial. Dans une logique de non-discrimination et d’éthique, Evelyne ne saurait que vous suggérer d’être le plus impartial possible lorsque vous traitez les candidatures. Notre consultante vous recommande par ailleurs de les traiter dans un délai raisonnable pour éviter de perdre des candidats motivés.

Pour les candidats non retenus, n’oubliez pas de systématiser les réponses négatives, car l’absence de réponse pourrait nuire à la réputation de votre entreprise et à votre marque employeur. Les candidats non retenus apprécieront d’avoir une réponse, même si elle est négative. Cela montre que vous avez pris le temps de lire leur candidature et de leur répondre.

En ce qui concerne les candidats retenus, précisez-leur le déroulé du processus lorsque vous les inviterez pour un entretien d’embauche. Vous devez leur indiquer comment va se dérouler l’entretien, le lieu, les étapes, les interlocuteurs, la durée de l’entretien et s’il y a un test à passer. En effet, cela permet aux candidats de se préparer en amont et d’être plus à l’aise lors de l’entretien.

4. L’entretien d’embauche

L’entretien d’embauche sert à évaluer la compatibilité du candidat avec le poste et l’entreprise. Pour que cet entretien soit efficace, notre experte RH vous suggère tout d’abord de bien accueillir le candidat : soyez ponctuel, souriant et mettez-le à l’aise. Expliquez-lui le déroulement de l’entretien et assurez-vous qu’il se sente en confiance pour parler.

Pour mener l’entretien d’embauche, n’hésitez pas à suivre une trame préalablement construite en posant des questions en lien avec le besoin. Vous pouvez par exemple utiliser celle de One RH qui est une excellente base pour mener un entretien efficace et cohérent. 

LIEN TRAME ENTRETIEN

Pour mieux évaluer la capacité du candidat à travailler dans l’entreprise, vous pouvez par exemple lui demander de vous « raconter » des situations vécues dans ses expériences professionnelles passées. Demandez-lui ses plus grandes réussites, ses échecs, ses problématiques rencontrées, comment il a réussi à les surmonter et qu’est-ce qu’il a mis en place pour éviter que cela ne se reproduise pas. N’oubliez pas de faire preuve d’écoute active au cours de l’entretien.

Soyez transparent avec le candidat et expliquez-lui le contexte dans lequel se trouve l’entreprise. Expliquez pourquoi le poste est ouvert, les objectifs et les attentes de l’entreprise. N’hésitez pas à partager avec lui les forces et les axes d’amélioration du service afin qu’il puisse se projeter plus facilement dans le poste.

Enfin, terminez l’entretien en incitant le candidat à vous poser des questions. Cela permettra de mieux comprendre ses attentes et ses motivations. Invitez-le à vous faire un retour à froid sur sa compréhension du poste, son intérêt et les raisons pour lesquelles il pense qu’il est la bonne personne pour le poste.

5. Le choix du candidat

Cher recruteur, il est à présent temps de vous positionner et de choisir le candidat idéal pour le poste ! Cette étape est évidemment très importante, car elle implique de prendre une décision éclairée en sélectionnant le candidat qui répond le mieux aux exigences du poste, des missions proposées et de l’entreprise. Tout d’abord, pensez à travailler en étroite collaboration avec le manager pour identifier le candidat le plus qualifié grâce aux informations collectées tout au long du processus de recrutement (réponses aux questions de l’entretien, résultats des tests de personnalités, qualité des exercices liés aux compétences, etc.).

Une fois le candidat idéal sélectionné, il est temps de l’informer qu’il a été retenu. Félicitez-le et expliquez-lui pourquoi il a été choisi pour le poste. Vous pouvez également évoquer les éventuels axes d’amélioration sur lesquels il devra travailler. Ici encore, vous devez être transparent avec le candidat et lui fournir des informations détaillées sur la classification, la rémunération, la convention collective et les avantages qui lui sont offerts. Abordez également avec lui ses disponibilités pour fixer la date à laquelle vous l’accueillerez officiellement.

Si le candidat accepte l’offre, vous pouvez lui transmettre une promesse d’embauche formelle. Vous pourrez ainsi commencer à songer à l’onboarding de votre futur collaborateur dans l’entreprise. Si, pour une raison quelconque, le candidat n’est pas en mesure d’accepter l’offre, vous pouvez garder le contact avec lui et l’informer des opportunités futures au sein de l’entreprise. 

Enfin, et comme déjà évoqué plus haut, Evelyne met un point d’honneur à ce que les recruteurs fournissent un retour négatif aux candidats non retenus. Bien que ce soit une étape difficile, cela aidera à préserver la réputation de votre entreprise et sa marque employeur. Le retour doit être personnalisé, et les raisons de la non-sélection doivent être clairement expliquées pour aider le candidat à comprendre pourquoi il n’a pas été choisi.

Étape bonus : intégrer le collaborateur avec un bon onboarding

Parce qu’Evelyne ne souhaitait pas vous laisser sur votre faim, elle vous propose quelques conseils pour réussir la phase d’intégration de ce nouveau collaborateur qui garantit finalement la réussite de son embauche. Pour ce faire, préparez minutieusement l’arrivée du talent en lui offrant un parcours structuré et des outils de travail adéquats tels qu’un ordinateur, un téléphone, des identifiants, un badge, etc. Un “welcome pack” peut également être proposé pour renforcer le sentiment de bienvenue du collaborateur avec des goodies et autres petits cadeaux.

Vous pouvez également identifier un “parrain” qui pourra le guider dans son intégration et répondre à toutes les questions qu’il pourrait avoir en dehors de son poste. Ce parrain pourra l’aider à mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise, l’organisation, ou encore la culture d’entreprise, mais également à mieux s’intégrer au sein de la structure.

N’oubliez pas d’informer l’équipe en place de l’arrivée de ce nouveau collaborateur, pour faciliter son intégration et son immersion au sein du groupe. De plus, gardez bien le contact avec les candidats retenus qui intègreront l’entreprise après quelques mois : pourquoi ne pas les inviter à participer à des réunions d’équipe en visio ou partagez-leur par e-mail les premiers documents qui les concernent.

Pour améliorer continuellement le processus de recrutement, Evelyne vous conseille de mettre en place un questionnaire d’évaluation pour le nouveau collaborateur durant sa période d’intégration. Systématisez également les rapports d’étonnement pour bénéficier de ce regard extérieur et identifier les points forts et les points à améliorer du processus de recrutement.

Vous avez à présent toutes les cartes en main pour devenir des experts du recrutement et faire vivre la meilleure expérience candidat à vos futurs talents ! À vous de jouer…