6 conseils pour réussir l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs

Le coût d’un recrutement en France est élevé. Il peut aller jusqu’à plusieurs milliers d’euros. Une fois la perle rare trouvée, il est important de la fidéliser dès ses premiers instants au sein de votre entreprise pour ne pas la voir partir de manière précipitée, au cours de sa période d’essai ou de sa première année. L’onboarding, autrement dit le processus mis en place à l’arrivée d’un collaborateur, est un excellent moyen de montrer vos valeurs et votre ambiance d’entreprise.

D’ailleurs, dans une période où la compétition pour attirer les meilleurs talents est rude, réussir le processus d’intégration de nouveaux collaborateurs devient essentiel pour valider un bon recrutement. Afin d’offrir une expérience d’intégration unique et satisfaisante, Stéphanie Rozier, notre consultante RH, vous donne dans cet article ses conseils pour mettre en place et réussir votre expérience collaborateur, dès le processus d’onboarding.

Qu’est-ce que l’on-boarding en entreprise ?

Définition 

L’onboarding représente le parcours d’intégration de nouveaux collaborateurs dans l’entreprise.

Il désigne l’ensemble des actions mises en place pour accueillir un nouveau collaborateur, l’accompagner dans sa prise de poste et l’aider à comprendre la culture, les valeurs et le fonctionnement de l’entreprise. Cela peut se faire sous différentes formes : réunions de présentation, moments informels, afterworks ou team building, etc. Ce moment clé dans la relation entre l’entreprise et son salarié est souvent symbolique de son futur parcours dans la structure. C’est l’occasion d’accompagner et de former le collaborateur à son arrivée.

Enjeux de l’onboarding

L’objectif de l’onboarding est de valoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs à travers des actions leur permettant de se sentir les bienvenus dans la structure. Immergés rapidement dans votre culture d’entreprise, ils ont alors l’occasion de rencontrer les équipes avec lesquelles ils collaboreront pour mieux s’intégrer. Ils prennent également connaissance des outils qui leur permettront de travailler efficacement et obtiennent toutes les informations utiles à leur bien-être. C’est souvent un premier aperçu de votre démarche QVCT.

Pourquoi mettre en place un onboarding RH ?

Des études démontrent qu’un processus d’onboarding réussi est en général très bénéfique pour les entreprises. En effet, lorsqu’elles disposent d’une procédure d’accueil pour l’arrivée d’un collaborateur, elles fidélisent 2 fois mieux leurs salariés que celles qui n’en ont pas. De même, 58 % des employés ayant bénéficié d’une telle démarche sont encore dans l’entreprise 3 ans plus tard (Etude Go 2 Next Levels et OfficeVibe – 2017).

Les conséquences d’un onboarding RH raté pour une structure peuvent être fortes. Le coût est compris entre 100 et 300 % du salaire de l’employé et représente de nombreuses heures dédiées au recrutement et à la gestion administrative liés à son arrivée. Limiter le turn over évitera des frais importants et fera gagner en efficacité sur le recrutement.

Exemple d’un bon processus d’intégration des nouveaux arrivants

Un bon processus d’onboarding par la fonction RH est un parcours unique et mémorable. Il doit refléter les valeurs de votre entreprise. Il est essentiel de le structurer de manière cohérente pour garantir une intégration rapide et réussie. En d’autres termes, rassemblez toutes les bonnes pratiques et idées liées à l’accueil d’un nouveau salarié et favorisant son intégration, le contact humain, les formations sur les outils, etc.

Globalement, il faut penser à tout ce qui lui permettra de se familiariser avec l’entreprise, son histoire, ses produits, ses collaborateurs et tous les autres aspects garantissant la bonne prise de poste. En amont de l’arrivée de la future recrue, préparez un programme d’intégration complet avec toutes les étapes clés de l’onboarding, afin de faciliter son adaptation à son nouvel environnement de travail et de favoriser son bien-être.

C’est ce que One RH a fait en accompagnant la startup Hivency dans le cadre de son processus d’intégration, avec la revue du plan dans sa globalité et la mise en place d’un suivi à partir de trames définies. Nos équipes ont ainsi mis en place un processus d’onboarding RH en 3 phases : pré-onboarding, onboarding le jour-J et suivi de l’onboarding à 6 mois.

Comment accueillir les nouveaux arrivants ? Les 4 C de l’onboarding

Pour un onboarding efficace, les travaux de Talya Bauer (2010) identifient quatre dimensions fondamentales à activer dès l’arrivée d’un nouveau collaborateur pour réussir son parcours d’intégration. Ces leviers, souvent appelés les 4C, permettent de créer un cadre clair, un sentiment d’appartenance et une dynamique d’engagement dès les premières semaines :

• Conformité : Il s’agit de transmettre toutes les informations utiles liées à la réglementation, aux procédures internes et aux obligations légales. Un candidat déjà imprégné de la culture d’entreprise et débarrassé de certaines tâches administratives sera plus rapidement opérationnel et appréhendera moins sa prise de poste.
• Clarification : Le collaborateur doit comprendre ce que l’on attend de lui : son rôle, ses responsabilités, ses priorités, les indicateurs à suivre… Cette mise au point l’aide à se projeter dans sa mission et à trouver sa place.
• Culture : C’est tout ce qui façonne l’identité de votre organisation : vos valeurs, vos codes, vos rituels, formels comme informels. Transmettre cette culture d’entreprise permet de favoriser l’adhésion, et surtout de réduire les malentendus culturels.
• Connexion : Offrez des opportunités de créer du lien. Présentez les équipes, facilitez les échanges, organisez des temps collectifs (professionnels ou informels) et des moments de convivialité… Un bon réseau interne accélère l’intégration et renforce le sentiment d’appartenance.

Les étapes pour réussir l’onboarding

1. Anticipez les besoins du nouvel arrivant

L’onboarding se prépare bien en amont de l’arrivée du salarié. Il faut notamment penser à préparer le matériel nécessaire dont il aura besoin et veiller à ce que tout fonctionne pour éviter de perdre du temps le jour-J. Ordinateur portable, téléphone, identifiants de connexion, badge d’accès, ou encore véhicule de fonction, songez à tous les outils qui seront utiles au collaborateur. Avec toutes les cartes en main dès son arrivée à son poste de travail, il se sentira attendu et accueilli et pourra travailler efficacement dès le démarrage.

2. Gardez le contact avec l’embauché avant le jour-J

Entre la signature de la promesse d’embauche et le début de son contrat de travail, gardez le contact avec le salarié au moins une fois par mois par mail ou par téléphone. Ce sera l’occasion de vous assurer qu’il a bien posé sa démission dans sa structure actuelle et de s’intéresser au déroulement de son préavis. Vous pourrez également sonder ses ressentis pour éventuellement le rassurer ou répondre à ses dernières questions, tout comme lui demander ses besoins en termes d’équipement. Cette proximité permet d’envoyer un signal favorable à la future recrue et limitera ses envies de partir auprès d’une autre entreprise, avant même d’avoir découvert la vôtre.

3. Organisez le premier mois du futur salarié

Le jour-J, il est important que le collaborateur puisse être guidé pour sa première journée, sa première semaine et même son premier mois. Organisez le premier jour, puis les jours suivants, jusqu’à la fin de son 1er mois ou de sa période d’essai. Préparez des rendez-vous avec les équipes, les responsables et les personnes à qui il va devoir s’adresser. Cela lui permettra de se sentir accompagné dans le démarrage de sa mission afin de monter en compétences de manière progressive. Le premier jour, pensez à organiser une visite des locaux ainsi qu’un petit-déjeuner, un déjeuner, ou même un afterwork avec les membres de l’équipe et/ou le manager. Cela favorisera son intégration au sein de l’équipe et lui permettra de faire connaissance avec ses collègues, sous un format plus informel tout en mettant en avant la qualité de vie au travail de votre structure. Vous pouvez même attribuer un mentor, un parrain ou un référent à votre nouvelle recrue qui le guidera lors des premières semaines, sans avoir de position hiérarchique avec lui.

4. Préparez un pack d’accueil

Accueillez votre collaborateur le jour-J avec un welcome pack contenant un livret d’accueil et des goodies. Cela permet de créer un sentiment d’appartenance immédiat. Mettez à sa disposition toutes les informations importantes dont il aurait besoin : principe de prise des congés, organigramme, mutuelle, tickets restaurant, suivi de périodes d’essai, etc. Ce pack de bienvenue lui permettra de lever ses doutes sur des sujets qu’il n’aurait pas forcément abordés dès son arrivée.

5. Demandez un rapport d’étonnement

Pour valoriser votre salarié, tout en bénéficiant de son regard neuf, demandez-lui de réaliser un rapport d’étonnement pendant sa période d’essai afin de remonter ce qui fonctionne bien et moins bien, ou encore ce qui le surprend dans les procédures. Il est même possible d’en demander plusieurs au cours de la période pour avoir une vue d’ensemble sur les process et méthodes de l’entreprise. Recueillir des retours constructifs, les perceptions et le point de vue externe de ce nouveau salarié est un moyen de dégager des axes d’amélioration pour votre structure.

6. Suivez l’intégration de votre collaborateur

La réussite de l’onboarding de votre collaborateur réside aussi dans le suivi de son intégration. Organisez des points réguliers avec votre nouveau talent pour collecter ses feedbacks, formels ou informels. En le manageant dès son premier jour, cela vous permettra de mieux adapter son intégration, de répondre à ses attentes, de lui faciliter l’apprentissage de vos codes et culture, mais aussi de le rediriger selon ses besoins.

Onboarding à distance

Avec les changements de mode de travail, notamment le télétravail et travail à distance , vous pouvez être amenés à réaliser un onboarding à distance. Pour accueillir votre collaborateur dans ces conditions, pensez à dématérialiser le welcome pack ou même à utiliser les outils digitaux de votre entreprise : présentation de la nouvelle recrue via votre intranet ou votre newsletter interne par exemple, organisation de cafés virtuels ou rendez-vous en visio, etc. Même à distance, il est essentiel de penser au bien-être de vos salariés.

Quelle que soit la forme que prendra l’onboarding de vos nouveaux collaborateurs, cela constitue une véritable phase de recrutement. Vous pouvez y mettre de la créativité en proposant par exemple une journée d’intégration pour créer du lien et de la cohésion de groupe, ou en organisant des « Vis ma vie » afin de partager une journée de travail avec un autre membre de l’entreprise.

L’essentiel est de partager la culture de votre entreprise et de favoriser le bien-être de la nouvelle recrue dès son arrivée. Avec de la méthode et des pratiques innovantes et créatives, vous fidéliserez ce salarié qui se sentira accueilli et le bienvenu dans votre structure. N’hésitez pas à vous tourner vers nos équipes pour être accompagnés dans la mise en place de votre processus d’onboarding.