Les enjeux rencontrés
Silver’Age souhaitait :
- Diagnostiquer l’existant et identifier les leviers d’amélioration des processus RH
- Réorganiser la gestion RH en transférant une partie des activités opérationnelles vers les équipes back-office
- Harmoniser les pratiques administratives et créer une dynamique de coopération entre les deux agences
- Structurer et professionnaliser la démarche de recrutement et la marque employeur
- Accompagner la montée en compétences des équipes support sur les sujets RH, et la pédagogie RH auprès des intervenants terrain
L'accompagnement mis en place par One RH
One RH a accompagné Silver’Age à travers une démarche participative et structurée, associant la gérante, les équipes back-office ainsi que des salariées du terrain des deux agences.
Observer : immersion et cadrage
a démarche a débuté par une phase d’immersion et de cadrage comprenant :
- Des entretiens individuels approfondis avec 13 collaboratrices
- Un état des lieux de l’existant RH : outils, fiches de poste, conformité, processus
- La restitution d’un diagnostic partagé mettant en évidence les points forts et les axes de progrès
Nourrir : co-construire la nouvelle organisation
À partir de ce diagnostic, plusieurs ateliers de co-construction et de travail sur le terrain ont permis de :
- Définir une matrice de répartition des tâches RH (RACI) pour déléguer les activités de recrutement et de gestion du personnel au back-office
- Restructurer le parcours de recrutement : attractivité des offres d’emploi, plans de sourcing, trames d’entretiens et grilles d’évaluation
- Formaliser des rituels et routines managériales inter-agences, comme des journées administratives croisées, des déjeuners et des repas d’équipe, pour rompre le fonctionnement en silo
- Concevoir et animer un atelier de sensibilisation RH à destination des collaborateurs, sur le décryptage du temps de travail en annualisation et de la fiche de paie
- Élaborer une feuille de route RH priorisée pour guider la suite des actions
Équiper : remettre des outils directement mobilisables
Les livrables remis à l’issue de l’accompagnement comprennent :
- Diagnostic RH complet et feuille de route des actions priorisées
- Matrice RACI du recrutement clarifiant la répartition des rôles entre la gérante et le back-office
- Kit recruteur complet intégrant le déroulé d’entretien d’embauche, des trames de questions et des modèles de grilles de prise de références
- Trame d’offres d’emploi optimisées et méthodologie de mise en valeur des avantages de l’entreprise
- Cadre méthodologique pour la construction d’un plan de sourcing multicanal
- Charte des routines et rituels inter-agences pour renforcer la cohésion et l’harmonisation des procédures
- Support d’atelier de sensibilisation à la paie et à la gestion du temps de travail, à destination des salariés
- Préconisations d’évolutions et plan de formation pour la montée en compétences managériale et RH du back-office
Les bénéfices observés
Au-delà des livrables, la démarche a fait évoluer le fonctionnement de la structure :
Un transfert de charge RH amorcé
Les activités de recrutement et de gestion du personnel commencent à être portées par le back-office, ce qui soulage la direction au quotidien.
La fin du fonctionnement en silo
Les rituels inter-agences et l'harmonisation des procédures ont créé une dynamique de coopération entre Schiltigheim et Illkirch.
Un climat d'écoute et de confiance
La démarche participative et les entretiens individuels ont permis de libérer la parole et de recueillir des retours sincères.
Des collaborateurs mieux informés sur leur paie
L'atelier de sensibilisation a rendu compréhensibles l'annualisation du temps de travail et la lecture de la fiche de paie, sujets fréquemment source d'incompréhension.
Les expertises mobilisées
Pour accompagner cette démarche, One RH a mobilisé plusieurs expertises complémentaires :
- Audit et conseil RH
- Organisation de la fonction RH et répartition des rôles
- Recrutement et sourcing
- Marque employeur
- Management et rituels managériaux
- Développement des compétences
- Pédagogie RH auprès des salariés
- Facilitation d’ateliers
Ce que Silver'Age a apprécié
Une démarche d'écoute et de proximité permettant de libérer la parole des collaborateurs et de recueillir des retours sincères
Une approche pragmatique apportant des solutions concrètes et adaptées à la réalité de la structure
Des outils RH et supports directement opérationnels pour les équipes back-office
Un accompagnement sur-mesure ayant permis de structurer l'organisation et d'identifier clairement les besoins en formation
Une vision globale articulant structuration RH, autonomie des équipes support et cohésion inter-agences